Voice Transcription Service (KI)
Jede Voicebox-Nachricht kommt als lesbare Mail an – mit Namen, Rückrufnummer und vollständigem Text. Lesen statt abhören, suchen statt vorspulen, weiterleiten statt nacherzählen.
Sprachnachrichten sind praktisch für den, der sie hinterlässt. Für alle danach sind sie Arbeit: Man braucht Ruhe, Kopfhörer und die volle Länge der Aufnahme – und für die Rückrufnummer spult man ohnehin zweimal zurück. Kommt die Nachricht außerhalb der Bürozeiten, liegt sie im schlechtesten Fall bis zum nächsten Morgen in einer Box, in die gerade niemand hineinhört.
Der Voice Transcription Service der PNC nimmt Ihnen diesen Schritt ab. Er holt die Aufnahmen aus dem Postfach Ihrer Telefonanlage, schreibt sie mit moderner Spracherkennung mit und stellt sie als fertige Mail genau den Personen zu, die dafür zuständig sind. Die Aufnahme bleibt als Anhang erhalten – im Zweifel hören Sie einfach nach.
So einfach läuft es
Vom gesprochenen Wort zur zugestellten Mail – ohne Eingriff in Ihre Telefonanlage.
Einrichtung in wenigen Minuten. Postfach angeben, Empfänger eintragen, fertig. Kein Umbau im Netzwerk, keine neue Hardware, keine Lizenzen – und kein Eingriff in Ihre bestehende Telefonanlage. Funktioniert nahezu überall dort, wo die Anlage Voicebox-Nachrichten per Mail verschicken kann, unabhängig vom Hersteller.
Was Sie davon haben
In Sekunden erfasst
Der Text steht in der Mail. Ein Blick genügt, um zu entscheiden, ob es eilt – auch im Zug, im Großraumbüro oder zwischen zwei Terminen.
Kurzfassung auf Wunsch
Ein, zwei Sätze über dem Transkript für den schnellen Überblick. Schalten Sie die KI-Zusammenfassung selbst ein oder aus – wie es Ihnen lieber ist.
Beim richtigen Empfänger
Zustellung nach der angerufenen Durchwahl: Jede Voicebox geht an ihr Team, mit Vertretungs- und Sammelregeln, die Sie selbst pflegen.
Durchsuchbar und archivierbar
Weil alles Text ist, findet Ihre Mailsuche auch Sprachnachrichten: nach Name, Nummer, Projekt oder Stichwort.
Namen und Begriffe lernen mit
Kundennamen, Firmen, Orte und Fachbegriffe hinterlegen Sie selbst – jede Ergänzung verbessert die Erkennung sofort, ganz ohne Technikereinsatz.
Betreuung aus einer Hand
Einrichtung, Überwachung und Support kommen von der PNC. Wir sehen Störungen in der Regel, bevor sie Ihnen auffallen.
Eine Nachricht, zwei Wege
Dieselbe Nachricht – einmal als Aufgabe, einmal als erledigte Information.
Ihre Daten bleiben in der EU
Sprachnachrichten sind heikel: Darin stehen Namen, Rufnummern, Anliegen, manchmal Gesundheits- oder Vertragsdaten. Deshalb bleibt die gesamte Verarbeitung im Geltungsbereich der DSGVO. Die Spracherkennung läuft auf eigenen Rechnern der PNC in Österreich – kein US-Cloud-Dienst, keine Übermittlung in ein Drittland, kein Training fremder Sprachmodelle mit Ihren Gesprächen. Das Postfach, aus dem der Dienst die Aufnahmen abholt, liegt in der Voreinstellung bei einem Anbieter in Deutschland – also ebenfalls in der EU.
Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU – mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Sie möchten es rein österreichisch? Mit einem eigenen Mailserver – Ihrem oder einem von uns in Österreich betriebenen – bleibt auch das Postfach im Land, und die Daten verlassen Österreich zu keinem Zeitpunkt. Sprechen Sie uns darauf an, wir richten das mit ein.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen Sie beim ersten Einstieg digital, er steht Ihnen danach jederzeit als PDF zur Verfügung. Der Zugang zur Oberfläche ist durch Zwei-Faktor-Anmeldung und freigegebene Netze geschützt, jede Änderung wird protokolliert.
Im Leistungsumfang enthalten
- Transkript jeder Nachricht – mit Anrufername, Rückrufnummer zum Antippen, Zeitpunkt und Länge.
- Die Original-Aufnahme als Anhang jeder Mail.
- Zustellregeln nach Durchwahl, Standard-Empfänger und Vertretungen.
- Eigene Weboberfläche für Regeln, Kundendaten und Begriffe – mit Zwei-Faktor-Anmeldung.
- Umgang mit stillen Anrufen nach Ihrer Wahl: Hinweis, Hinweis mit Aufnahme oder gar keine Mail.
- Qualitätsanzeige in jeder Mail – Sie sehen sofort, wie sicher die Erkennung war.
- KI-Zusammenfassung optional, jederzeit selbst ein- und ausschaltbar.
- Betrieb, Überwachung und Support durch die PNC, inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was Sie dafür brauchen
Eine Telefonanlage, die Voicebox-Nachrichten per Mail verschicken kann – das beherrschen heutige Anlagen praktisch durchgehend, auch ältere Modelle – und ein Mailpostfach, aus dem wir die Aufnahmen abholen dürfen. Mehr nicht. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Anlage mitspielt: Rufen Sie uns an, wir klären das in fünf Minuten.
Preis
Ein Preis, keine Staffeln, keine Minutenpakete: Sie zahlen je Voicebox-Anschluss pro Monat – unabhängig davon, wie viele Nachrichten anfallen. Einrichtung und Auftragsverarbeitungsvertrag sind enthalten.
Sie möchten es zuerst ausprobieren? Wir richten Ihnen eine Voicebox zum Testen ein und Sie entscheiden danach in Ruhe.
Einrichtung und Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Häufige Fragen
Muss an unserer Telefonanlage etwas umgestellt werden?
Nein. Die Anlage schickt ihre Voicebox-Mails wie bisher – nur eben an ein Postfach, das wir auslesen. An der Anlage selbst ändert sich nichts.
Was passiert, wenn jemand auflegt, ohne zu sprechen?
Sie entscheiden: kurze Hinweis-Mail, Hinweis samt Aufnahme oder gar keine Mail. Umstellen können Sie das jederzeit selbst.
Wie gut erkennt die KI österreichisches Deutsch?
Gut genug, um eine Nachricht zu erfassen und die Rückrufnummer zu lesen – auch bei Telefonqualität. Starker Dialekt und Nebengeräusche bleiben anspruchsvoll, deshalb liegt die Aufnahme jeder Mail bei und jede Mail zeigt an, wie sicher die Erkennung war. Mit hinterlegten Namen und Begriffen wird das Ergebnis messbar besser.
Wer kann die Transkripte lesen?
Nur die Empfänger, die Sie eintragen. Innerhalb der PNC greifen wir auf Inhalte ausschließlich zu, wenn Sie uns im Störungsfall darum bitten – geregelt im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Interesse?
Wir richten den Dienst für Sie ein und übernehmen den laufenden Betrieb.
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